finance×solution アイフィスジャパンがお届けする金融Webマガジン vol.2

お客様の課題が契機に

アイフィスジャパンは投資信託関連の資料制作から印刷納品業務をビジネスの1つの柱として成長してまいりました。そのような中、運用会社の業務ご担当者様より、資料納品の際に作成する納品部数リストのとりまとめに課題を感じているとの声が多く寄せられました。特に大型ファンドでは数百社に1件ずつ必要部数のヒアリングメールを送り、各社からの返答を納品部数リストに取りまとめるといった一連の作業をExcel中心の手作業で行っていました。さらにはこれらの作業を各運用会社様、各販売会社様でそれぞれ行われており、個社でも業務負担が大きく、業界全体ではかなり非効率な業務が行われているように見受けられました。

業務を知り尽くしたアイフィスが提供する
「痒い所に手が届く」ソリューション

そこでアイフィスジャパンではこれらのお悩みの解決策として部数集計業務の効率化を図るシステムを開発し、ご提供を始めました。システム名は FINANCIAL DOCUMENT ORDER SYSTEM それぞれの頭文字をとって通称「FDOS（エフドス）」と呼んでいます。目論見書、販売用資料、運用報告書等の改訂にあたり、運用会社様からの部数ヒアリングの送信から、販売会社様におけるシステム上での発注部数入力、納品部数集計とリストの作成、PDF資料の送信などを自動化・省力化しWebベースで利用できるサービスとなっております。

現在、FDOSは運用会社様5社にご提供しており、ご利用いただいている販売会社様は300社を超えております。ご導入いただいた運用会社様のメリットはもとより、今後より一層多くの関係者がFDOSに参加していただくことで、インタフェースやフローの共通化など業界全体での効率化にも寄与できると考えております。

今後の展望

今後はさらなる運用会社様への参画の呼びかけを勧めつつ、ご利用いただいている販売会社の業務担当の皆様も見据えて便利にご利用できるサービスを企画しております。ゆくゆくは現状の「業務効率化システム」から、運用会社様と販売会社様を様々な面でお繋ぎする「情報ハブシステム」への進化も視野に入れております。

まとめ

いかがでしたでしょうか？
今回は投資信託関連のドキュメントソリューションの実例をご紹介させていただきました。
本サービスは多くの運用会社様とお取引をさせていただいており担当者様のお悩みを聞けるポジションかつ、金融ディスクロージャー周辺の業務改善を得意としているアイフィスだからこそ開発できたサービスとなっております。
また、重要情報シートや目論見書の電子化などの昨今の投信業界を取り巻く環境変化へも敏感に情報をキャッチし、より利用しやすいサービスを目指して開発を続けております。次回も金融に関連した実績をご紹介させていただきます。

なぜ年金のアイフィスなの？

アイフィスジャパンでは、2022年度より「年金のアイフィス」を事業コンセプトの一つとして掲げています。これは年金関連ソリューションの深耕を中心とした、従来の印刷事業のイメージからの脱却を目的としたコンセプトです。
とはいえ、「年金のアイフィス」といわれても具体的に何をすればいいの…？が一社員の正直な感想。
そこで今年度は、まず全社員が年金に詳しくなろう！をテーマに、マネージャーを中心にさまざまな取り組みを通じて年金の勉強をしています。
今回はその取り組みをちょっとだけご紹介させてください！

短歌で年金啓発？！

ドキュメントグループのオフィス内にあるホワイトボードには、毎月マネージャーが持ち回りで決めた目標を掲示しています。これまでは名言、格言などからの引用が多かったのですが、今年はねんきんネットや確定拠出年金に絡めたオリジナル短歌を作成し、年金に関する各サイトの確認やDCリバランスの啓発を行っています。
例）

「将来の 年金増やそう 自己の手で。 DCサイトも 確認よし！」
「物価上昇・年金削減 大切だよ 個人の資産運用 今すぐやろう DC見直し シミュレーション」

毎月初めの朝礼での発表を楽しみにしている社員も多く、この標語をきっかけにねんきんネットに初めてログインしてみた！入社後初めてDCの見直しをしてみた！という声もあります。

社員がつくった楽しすぎる年金学習ツール

その他にも3～4名のチームに分かれて社員が楽しく年金についての知識を付けられるようなツール作成や取り組みを行っています。そのなかのいくつかをピックアップしてご紹介します。

①年金道場

30代、40代、50代の社員代表者が毎回年金に関するクイズに答えていきます。時には珍回答も？！年金に関する知識だけでなく、動画制作についてのノウハウも習得中です。社員が出演しているので親しみやすく、楽しく学ぶことができると大好評です！

②お金Lab.通信

アイフィスが制作に携わった資産運用にまつわる資料の紹介や、年金の基礎のおさらいなど毎号お金にまつわる話を紹介する社内報です。Pension Gというオリジナルキャラクターがさまざまなテーマを分かりやすくコミカルに解説してくれます。年金の知識だけでなく、他チームで手掛けている案件の共有ツールとしてもとても参考になっています！

おわりに

アイフィスでは営業だけでなく、アシスタントやデザイナーやエンジニアなど社員全員が年金について日々勉強しています。一人ひとりの小さな積み重ねが、「年金のアイフィス」を創り上げていくと信じています。
是非みなさんも「年金のアイフィス」。覚えていただけたら幸いです♪